Läsplatta och e-post

Kommunen lånar ut läsplatta som ett arbetsverktyg till dig som förtroendevald samt ger dig tillgång till en kommunal e-postadress. Läsplattan och e-posten är personliga och ska endast användas i ditt politiska uppdrag, inte i privat syfte. Du får låna läsplattan under den tid ditt förtroendeuppdrag pågår. Via läsplattan kan du bland annat ta del av digitala politiska handlingar.

Användarnamn och lösenord

Du som är förtroendevald har ett konto för att logga in i kommunens tjänster, som Assistenten och kommunens trådlösa nät.

Användarnamnet är din kommunala e-postadress, som är förnamn.efternamn@halmstad.se.
Lösenordet skapar du själv i samband med att du får tillgång till din läsplatta. Lösenordet är personligt och ingen annan ska känna till det.
I vissa fall behöver du godkänna din inloggning med appen Authenticator. Läs mer under "Instruktioner för läsplatta".

Om du har glömt ditt lösenord

Här kan du logga in med bank-id och skapa ett nytt lösenord:

Skapa nytt lösenord

Om du inte kan använda bank-id, ring IT-service på 035-13 80 00 och boka in en tid till kundmottagningen. Ta med legitimation vid besöket.

Så skapar du ett säkert lösenord

Lösenordet ska vara svårt att gissa för någon annan. Ordet ska vara minst 12 tecken och inte innehålla personlig information såsom namn, adress eller person- och telefonnummer. Använd inte samma lösenord till en tjänst som du använder privat.

Tips! Tänk ut en lätt mening som innehåller minst tre av de fyra kategorierna versaler, gemener, siffror och specialtecken. Meningen "Imorgon Tisdag spelar killarna och tjejerna handboll klockan 17 i Malmö!" bildar lösenordet: ITskothk17iM!

Instruktioner för läsplattan

Identifiera dig utanför kommunens nät med appen Authenticator

Du behöver identifiera dig via appen Authenticator när du befinner dig utanför kommunens nätverk och behöver åtkomst till Office 365, det vill säga:

Outlook
Teams
OneDrive

Du kommer att få en notis från tjänsten du försöker använda om du behöver identifiera dig med Authenticator. Ciceron Assistent kommer du i dagsläget åt utan att autentisera dig.

Guide för hur du autentiserar dig med Authenticator via Outlook Pdf, 1.1 MB.

Du behöver inte autentisera dig varje gång

Din inloggning i Authenticator gäller i 90 dagar eller tills du byter lösenord. Därefter behöver du autentisera dig på nytt. Krav på autentisering kan även uppstå i andra sammanhang, exempelvis om du åker utomlands.

Kontakta IT-service vid problem

Har du problem att identifiera dig med Authenticator, ring IT-service på:
035‑13 80 00

Multifaktorautentisering för ökad säkerhet

Detta extra steg att identifiera sig kallas multifaktorautentisering (MFA). MFA är till för att höja säkerheten i Halmstads kommuns IT-miljö och minska risken för IT-attacker.

Ladda ner appar

Du kan endast ladda ner appar som du hittar via Företagsportalen. Genväg till Företagsportalen hittar du som en ikon på din läsplatta. Ladda endast ner appar som är relevanta för ditt förtroendeuppdrag.

Skydda din tekniska utrustning och dess information

För att skydda informationen och dess värden är det viktigt att du använder din tekniska utrustning på ett enhetligt, kontrollerat och säkert sätt. För att kunna göra detta måste du känna till de krav som ställs på dig som IT-användare i kommunen.

I den avtalsförbindelse som du skriver på när du får din läsplatta förbinder du dig att gå en introduktionsutbildning. I denna får du den kunskap som du behöver för att hantera din tekniska utrustning och informationen på ett säkert sätt.

Tips

Lämna inte utrustning obevakad i olåsta utrymmen.
Lås utrustningen när du lämnar den.
Visa eller diskutera inte känslig information på offentlig plats, som tåg, buss eller offentliga utrymmen.
Förvara utrustning och känslig information på ett säkert sätt, även i bostaden.
Låt inte anhöriga eller vänner använda den kommunala utrustningen.
Undvik öppna och offentliga wifi-nätverk.
Se till att utrustningen uppdateras enligt IT-services instruktioner.
Kontrollera alltid att du angett rätt e-postadress i mottagarfältet innan du skickar iväg ett mejl.

Uppdatera läsplattan

Den förtroendevalda är ansvarig för att läsplattan uppdateras enligt anvisningar från Halmstads kommun. Uppdatera så snart du ser att det finns en ny uppdatering från Apple.

Om läsplattan går sönder eller skadas

Du ska vårda och förvara läsplattan säkert så att den inte förstörs. Vid behov av reparation, ta kontakt med IT-service på 035-13 80 00.

Undantag gäller skador på glas, då du i första hand ska kontakta kommunledningsförvaltningen via administration@halmstad.se.

Om läsplattan blir stulen, borttappad eller kan ha utsatts för virus

Du ska vårda och förvara läsplattan säkert så att den inte förkommer. Ta särskilt hänsyn till att läsplattan är stöldbegärlig.

Om läsplattan tappas bort, stjäls eller kan ha utsatts för datavirus, kontakta IT-service omgående på 035-13 80 00.

Efter kontakt med IT-service ska du polisanmäla att läsplattan blivit stulen eller borttappad. Först efter polisanmälan kan enheten spärras hos operatören och bli obrukbar.

Om du misstänker en IT-incident

Skulle du råka ut för en IT-incident som riskerar säkerheten ska du omgående kontakta IT-service. Exempelvis om du misstänker att ditt lösenord har avslöjats, du har klickat på en misstänkt länk eller viktig information verkar ha förlorats eller ändrats.

Om du upptäckt en incident som kan innebära att personuppgifter blir åtkomliga för eller spridits till någon obehörig, ändrats eller raderats, ska du rapportera detta.

Rapportera personuppgiftsincident

Felsökning och support

Om du har tekniska problem med din läsplatta eller din kommunala mobil, prova tipsen nedan. Hjälper inte det, ring IT-service på:
035-13 80 00

Läsplattan går inte att ladda

Om din läsplatta inte laddar när du sätter i kabeln, prova följande:

Gör en omstart av plattan, se "Läsplattan har hängt sig"
Se till att läsplattan är uppdaterad
Kontrollera om läsplattan fungerar med en annan laddare (funkar detta är det fel på laddaren)
Kontakta IT-service för service eller batteribyte.

Läsplattan har hängt sig

Gör en omstart av läsplattan genom att hålla inne "av/på"-knappen och hem-knappen samtidigt. Håll inne knapparna tills du ser Apple-loggan. Logga in på nytt igen.

Batteriet i läsplattan tar slut snabbt

Det kan finnas flera anledningar till att batteriet tar slut snabbt:

Har du på bluetooth-enheter, GPS eller wifi så går det åt en del batteri. Tänk på att stänga ner dessa när de inte används.
Ljusstyrkan på din läsplatta är en batteritjuv. Ställ in så att skärmens ljusstyrka anpassas efter omgivningen.
Batteriet är gammalt. Batterier tenderar att bli sämre på att lagra energi över tid och användning. Kontakta IT-service för byte av batteri.

Lagringsutrymmet på läsplattan är fullt

Din läsplatta har begränsat lagringsutrymme. Var noga med att inte spara ned information lokalt på läsplattan i onödan. Har du behov att lagra information finns det möjlighet att göra det via molntjänsten OneDrive.

Observera att inga uppgifter som omfattas av sekretess får lagras i molntjänsten. Personuppgifter får inte heller lagras i molntjänsten med undantag från namn, telefonnummer, adress, e-post och fastighetsbeteckning.

Hämta och lämna teknisk utrustning

Du som förtroendevald ansvarar själv för att hämta ut din tekniska utrustning när du fått ett uppdrag. Utrustningen består av:

Läsplatta + laddkabel
Fordral med tangentbord + laddkabel

IT-service ansvarar för att läsplattan är grundinstallerad med mobilt bredband, uppkopplad mot kommunens wifi och innehåller appar som är nödvändiga för att kunna genomföra ditt uppdrag.

Kompletterande utrustning för ordförande

Om du är ordförande i nämnd eller bolag erbjuds du också mobiltelefon. Du har även möjlighet att välja mellan att låna en läsplatta eller en dator.

Du beställer mobiltelefon och eventuell dator, genom att kontakta administration@halmstad.se.

Hämta utrustningen hos IT-service

Du hämtar utrustningen hos IT-service, Torsgatan 1. Du ansvarar själv för att boka tid hos dem via telefon 035-13 80 00. När du bokar, meddela att du är förtroendevald och ska hämta ut en ny läsplatta.

Ta med legitimation och mobilt BankID när du ska hämta utrustningen. I samband med att du tar emot din läsplatta ska du även godkänna en sekretess- och ansvarsförbindelse. Det kan ta upptill 30 minuter för att hämta utrustningen.

Lämna tillbaka utrustningen när du slutar ditt förtroendeuppdrag

Om du inte har några uppdrag i kommunen så ska du omgående lämna tillbaka läsplattan inklusive tillbehör till IT-service.

E-post

När du börjar ditt uppdrag får du en kommunal e-postadress. Halmstads kommun skickar endast information till din kommunala e-postadress. Det är också din kommunala e-postadress vi lämnar ut om det är någon invånare som vill ta kontakt med dig.

Det ingår i ditt uppdrag som förtroendevald att hålla dig informerad. Det är därför viktigt att du löpande öppnar och läser din kommunala e-post.

Tänk på att regelbundet radera e-post, det vill säga handlingar som redan har diarieförts eller som inte är allmänna. Tänk på att inte skicka känsliga eller extra skyddsvärda personuppgifter eller annan konfidentiell information med e-post. Var extra observant innan du klickar på länkar eller bilagor i e-post.

Den kommunala e-postadressen ska du endast använda inom ramen för ditt uppdrag, inte i privat syfte.

Så kommer du åt inkorgen i din kommunala e-post

Läsplattan synkar din e-post om den har uppkoppling till nätet. Önskar du komma åt din e-post på annan enhet kan du surfa till:

Office 365-plattformen

Logga in med e-postadress och lösenord.

Teams

I Teams kan du bland annat att chatta och dela information med kollegor. Du hittar guider för Teams i kommunens IT-portal:

Intranät

På Halmstads kommuns intranät hittar du information som kan vara bra för dig som förtroendevald att känna till:

intranet.halmstad.se Länk till annan webbplats.

Här hittar du material och filmer från introduktionen för förtroendevalda:

Förtroendevalda – Halmstads kommuns intranät Länk till annan webbplats.

Populära webbsidor

Senast uppdaterad 22 juli 2024